Moduli e Servizi
Richieste al dipartimento
Di seguito si trovano moduli/documenti o link a form utili per necessità dipartimentali.
Carta intestata del dipartimento
A seguito del Manuale di Immagine 2025 pubblicato dall'Ateneo, di seguito ci sono dei modelli adattati alle esigenze dipartimentali da poter utilizzare per lettere/documenti/presentazioni ufficiali:
Moduli online per richieste a nome e per conto proprio
Richiesta di aggregazione, di accesso a uffici DMIF, di account dipartimentale per servizi, di prestito di materiale informatico, di utilizzo materiale DMIF fuori sede
Moduli online per richieste in qualità di responsabili per conto di soggetti terzi
Richieste di ospitalità, di partecipazione a gruppi di ricerca
Modulo per nomina a cultore della materia
Si rimanda al form di Ateneo:
Modulo cartaceo quote associative
Posso richiedere rimborso per quote associative i professori o i ricercatori:
Modulo cartaceo richiesta rimborso Fondo Economale
Di seguito il modulo per richiedere rimborso con Fondo Economale. Per la descrizione del servizio, le istruzioni, eventuali FAQ o contatti si rimanda alla specifica sezione qui sotto:
Modulo cartaceo per dichiarazione di presenza a lezione o ad un esame
Missioni
Descrizione del servizio
Il personale che deve svolgere l’attività lavorativa al di fuori dell’ordinaria sede di servizio o di riferimento, in nome e per conto dell’Università, e che sia stato preventivamente autorizzato, ha diritto a un trattamento economico finalizzato al rimborso delle spese sostenute.
Possono ottenere il rimborso: professori e ricercatori dell’Ateneo, personale tecnico-amministrativo dell’Ateneo, soggetti esterni (collaboratori inseriti in progetti di ricerca dell’Ateneo, dottorandi, assegnisti, borsisti, studenti).
Il personale dell’Ateneo, i dottorandi e gli assegnisti di ricerca presentano la richiesta di autorizzazione allo svolgimento della missione e la richiesta di rimborso delle spese attraverso U-WEB Missioni.
Gli altri soggetti presentano le richieste su moduli cartacei. [link?]
L’incarico di missione deve essere autorizzato prima dell’inizio della missione.
La richiesta di rimborso deve essere presentata entro il mese successivo alla conclusione della missione e, in ogni caso, entro i termini di chiusura finanziaria dell’anno. Le relative spese (viaggio, vitto e alloggio, debitamente documentate) sono rimborsate secondo i criteri e i limiti stabiliti da regolamento e tabelle allegate.
Nel solo caso di missioni all’estero e a determinate condizioni, è possibile scegliere tra il rimborso analitico delle spese documentate o il rimborso forfetario (diaria), a copertura delle spese di vitto, alloggio e trasporto urbano. Il rimborso forfetario è soggetto a tassazione. La diaria giornaliera è determinata da decreto ministeriale.
Non si considera attività fuori sede e, quindi, non è disciplinata dal Regolamento missioni:
l’attività svolta di durata inferiore a 4 ore, fatto salvo il rimborso delle spese di viaggio;
l’attività svolta entro 10 km dal confine del Comune sede di servizio, oppure svolta presso il luogo di abituale dimora, fatto salvo il rimborso delle spese di iscrizione a convegni.
Link utili
Regolamento missioni di Ateneo
FAQ di Ateneo (consultabili con le credenziali personali di posta elettronica istituzionale)
Manuale U-WEB UniUD e approfondimenti
Uffici dipartimentali di riferimento:
Ufficio Missioni - missioni.dmif@uniud.it
Ufficio Acquisti - acquisti.dmif@uniud.it
FAQ
Chi è il personale esterno che può fare missione e ottenere il rimborso delle relative spese?
Sono tutti i soggetti inseriti formalmente in un gruppo di ricerca. Va contattato preventivamente l’Ufficio Missioni.
Può un conferenziere/relatore ottenere il rimborso delle spese sostenute? Il rimborso è tassato?
Sì, è ammesso il rimborso delle sole spese documentate (no carburanti), senza tassazione. Va contattato preventivamente l’Ufficio Missioni.
I rimborsi a conferenziere in possesso di Partita IVA o che riceva un compenso per la conferenza sono tassati.
Può il Dipartimento pagare direttamente spese di viaggio e di alloggio?
Sì, il Dipartimento può pagare direttamente spese di albergo e viaggio (treno, aereo). Va contattato preventivamente l’Ufficio Acquisti.
Come devo fare la relazione obbligatoria da allegare?
È un testo sintetico che va firmato e caricato in formato pdf/a o jpeg tra gli allegati generici della missione (tasto “allegati” in alto a sinistra). Se il progetto su cui grava la missione è soggetto a specifica rendicontazione (es. PNRR), scrivere all’Ufficio Missioni per ottenere la carta intestata corretta.
Se partecipo a un convegno on line oppure che si svolge a Udine (mia sede di servizio), devo fare richiesta di missione?
No. Va richiesto il rimborso con fondo economale.
I documenti di spesa della missione devono essere intestati all’Università?
No, devono essere intestati alla persona che svolge la missione.
L’utilizzo di Bla bla car, Uber, car sharing ecc. deve essere preventivamente autorizzato?
Sì, sono considerati al pari dei taxi.
A cosa devo fare attenzione quando i costi della missione sono a carico di un progetto soggetto a rendicontazione?
È importante chiedere preventivamente l’ammissibilità della missione alla Sezione Ricerca.
Quando e come posso chiedere l’anticipo delle spese?
Le informazioni sono contenute nell’art. 7 del Regolamento missioni.
Quando e come devo chiedere l’autorizzazione alla missione?
Le informazioni sono contenute nell’art. 3 del Regolamento missioni.
Cos’è il rimborso forfetario e quando posso richiederlo?
È un compenso (diaria) previsto solo per le missioni all’estero, che copre forfetariamente le spese di vitto, alloggio e trasporto urbano. Le informazioni sono contenute nell’art. 18 del Regolamento missioni e alla FAQ n. 16
Ho necessità di utilizzare un mezzo straordinario (la mia auto, il taxi). A cosa devo fare attenzione?
Le informazioni sono contenute nell’art. 11 del Regolamento missioni e alle FAQ n. 1, 8, 9. Con riferimento all’art. 11, comma 4:
g) utilizzo nella fascia oraria dalle ore 21:00 alle 7:00: si intende l’uso del mezzo prevalentemente dentro tale fascia oraria, giustificato, per esempio, dalla necessità di raggiungere in tempo utile l’aeroporto o la stazione ferroviaria.
Posso partire e/o rientrare da/presso la residenza o il domicilio anziché dalla/presso la sede di servizio?
Sì, le informazioni sono contenute all’art. 5 del Regolamento missioni e alla FAQ n. 4.
Posso chiedere il rimborso di una quota associativa, pagata nell’ambito di una missione?
Sì, alle condizioni contenute all’art. 15, lettera n, del Regolamento missioni. Se rimborsabile, va inserita nella riga di spesa riferita alla quota d’iscrizione al convegno/congresso/conferenza (voce CONGR).
Come mi comporto se ho una ricevuta riferita a più persone?
Le informazioni sono contenute nell’art. 9, comma 2, del Regolamento missioni e alla FAQ n. 10.
È necessario specificare sempre la quota di cui si chiede il rimborso.
Come mi comporto se perdo una ricevuta oppure possiedo solo la ricevuta del pagamento con il bancomat e non il documento fiscale?
Le informazioni sono contenute nell’art. 9, comma 3, del Regolamento missioni. In assenza di duplicato, richiedere all’Ufficio missioni il modello di autocertificazione.
Ho dovuto prendere un taxi, causa sciopero, ma non lo avevo previsto nella richiesta di autorizzazione. Posso chiedere il rimborso?
In caso di sopravvenuta e documentata necessità, può essere richiesta l’autorizzazione ora per allora al Direttore di Dipartimento.
Nella fattura che l’albergo mi ha rilasciato, non risulta il pagamento. Cosa posso fare?
Va allegato altro documento comprovante il pagamento (es. ricevuta bancomat, estratto conto bancario).
Sulla fattura non compare il mio nome oppure hanno sbagliato a scriverlo, ma il documento è riferito a me. Come mi comporto?
Va richiesta la correzione/integrazione. In mancanza, richiedere all’Ufficio missioni il modello di autocertificazione.
Posso farmi rimborsare la prenotazione del posto in aereo?
No, fatta salva autorizzazione del Direttore dietro motivazione della richiesta.
Cosa succede se supero il limite previsto dal Regolamento missioni per le spese di vitto e alloggio?
La spesa sarà rimborsata fino al limite previsto.
È prevista una tassazione delle spese richieste a rimborso?
Tutte le spese complementari sono soggette a tassazione, secondo quanto previsto all’art. 15 del Regolamento missioni e alla FAQ n. 14.
Acquisti
Descrizione del servizio
Di seguito il modulo per richiedere rimborso con Fondo Economale. Per la descrizione del servizio, le istruzioni, eventuali
FAQ
Cosa devo fare se il valore dell’acquisto supera i 40.000 euro + IVA?
Gli acquisti superiori a 40.000 euro + IVA vanno autorizzati in Consiglio di Dipartimento. La procedura di acquisto è in capo all’ufficio centrale Direzione acquisti. L’Ufficio Acquisti del Dipartimento supporta l’istruttoria e gestisce i rapporti con l’ufficio centrale.
Come e a chi presento la richiesta di acquisto?
La richiesta di acquisto va presentata all’Ufficio acquisti del Dipartimento, inviando una e-mail a acquisti.dmif@uniud.it con il modulo RICHIESTA DI ACQUISTO.
Se l’acquisto grava su progetti di ricerca soggetti a rendicontazione, l’Ufficio acquisti acquisirà dalla Sezione Ricerca del Dipartimento il nulla osta all’acquisto stesso e le eventuali modalità specifiche.
Che tipo di motivazione devo inserire nella richiesta di acquisto?
L’acquisto deve sempre tenere conto dell’uso ottimale dei fondi nell’interesse pubblico, per finalità istituzionali, della congruità dell’acquisto rispetto al conseguimento della specifica finalità.
Che tipo di indagine di mercato posso fare?
L’indagine di mercato (individuazione fornitori) può essere fatta:
ricorrendo ai fornitori attestati (passaggio prioritario per i beni/servizi già appaltati dall’Ateneo);
ricorrendo a precedenti preventivi;
con ricerca di prezzi sul web;
con ricerca su MEPA/Consip.
All’indirizzo tecnici.dmif@uniud.it può essere richiesta consulenza tecnica.
Sono obbligato a ricorrere ai fornitori attestati di Ateneo?
Il ricorso al fornitore attestato di Ateneo è sempre preferibile.
Ricorrendo ai fornitori attestati, non è necessario acquisire altri preventivi e la procedura di ordine è semplificata e più veloce.
Alcune convenzioni prevedono forniture fuori catalogo. In questo caso, l’Ufficio Acquisti del Dipartimento richiederà la relativa quotazione a tutti gli operatori inseriti nella convenzione.
Se esistono sul mercato operatori economici che praticano prezzi notevolmente inferiori, è possibile, motivando, rivolgersi a tali operatori.
Come mi comporto se devo acquistare un servizio intellettuale (architetto, notaio, …)?
Oltre al preventivo, è importante acquisire il CV del professionista ovvero richiedere di documentare esperienze pregresse.
Posso acquistare sempre e/o frequentemente dallo stesso fornitore?
La regola è la rotazione dei fornitori, per cui è vietato l’affidamento al fornitore uscente nel caso in cui due affidamenti consecutivi riguardino lo stesso settore merceologico o lo stesso settore di servizi.
Prudenzialmente, in casi motivati, con riferimento alla struttura del mercato (es. all’avviso di indagine di mercato risponde sempre lo stesso operatore) e alla effettiva assenza di alternative (es. rischio di non avere concorrenza), accertata l’accurata esecuzione del precedente contratto, l’affidamento può riguardare anche il fornitore uscente.
Sotto il valore di 5.000 euro, non è prevista la rotazione dei fornitori.
Chi invia agli operatori economici la richiesta formale di preventivo?
L’invio della richiesta di preventivi è in capo all’Ufficio Acquisti del Dipartimento, che provvederà a inoltrare al richiedente l’esito dell’indagine di mercato (preventivi acquisiti, ecc.).
Qual è il criterio che devo usare per scegliere il fornitore da cui acquistare?
Non c’è obbligo a comprare al prezzo più basso.
Si può scegliere in base a criteri di quantità e qualità (proposta economicamente più vantaggiosa)
A titolo esemplificativo, la qualità è attestata da:
pregio tecnico, caratteristiche funzionali, accessibilità, certificazioni e attestazioni in materia di sicurezza e salute, contenimento dei consumi energetici, caratteristiche innovative
possesso di un marchio di qualità ecologica dell’Unione europea (Ecolabel UE)
servizio successivo alla vendita e assistenza tecnica
condizioni di consegna o di esecuzione del servizio
Non può essere scelto il fornitore che non sia in possesso dei requisiti generali e/o speciali previsti dal Codice Appalti.
I beni che acquisto devono essere collaudati?
A decorrere dall’adozione dell’applicativo per gli acquisti UBUY, il collaudo si intende adempiuto attraverso la “DCE” (Documento Consegna Entrata) di UBUY, che prevede la verifica della conformità della merce, con conseguente autorizzazione all’entrata e alla contabilizzazione.
Come mi comporto se non riesco a individuare fornitori?
Se la ricerca di fornitori non è andata a buon fine, l’Ufficio Acquisti del Dipartimento pubblica un avviso di indagine di mercato, finalizzato alla ricerca di proposte tecnico-economiche.
Come mi comporto se ho individuato un unico fornitore o se, in relazione alla tipologia del bene/servizio che voglio acquistare, il fornitore è unico?
I casi di fornitore unico sono rari:
esclusività della fornitura: esiste una privativa industriale (titolarità di brevetto) [Attenzione: l’esistenza di privativa industriale non implica che la necessità di acquisto non possa essere soddisfatta in modo adeguato ricorrendo ad altri prodotti.];
infungibilità della fornitura: il bene è l’unico che può garantire il soddisfacimento di un bisogno (es.: per ragioni di tipo tecnico non esistono altri beni sostitutivi, vincoli derivanti da precedenti acquisizioni).
Esclusività e infungibilità devono essere accertate e motivate. In caso di dubbia esclusività/infungibilità, l’Ufficio Acquisti del Dipartimento pubblicherà un avviso di indagine di mercato.
N.B. Il produttore del bene/servizio può essere unico, ma può esistere una pluralità di rivenditori a prezzi non imposti.
Rimborsi
Descrizione del servizio
Per esigenze di acquisto impreviste o urgenti, non programmabili, non ricorrenti o in caso di esiguità del valore dell’acquisto, è costituito apposito fondo economale, con il quale è ammesso il rimborso della spesa anticipata.
È possibile ricorrere al fondo economale anche per il rimborso di spese per organizzazione eventi e/o colazioni e pranzi di lavoro nell’ambito di rapporti di collaborazione.
La richiesta di rimborso è su modulo cartaceo ………….…
Il rimborso è effettuato mediante bonifico bancario al richiedente.
Possono ottenere il rimborso con fondo economale: Professori, ricercatori, personale tecnico e amministrativo del Dipartimento, Dottorandi, Assegnisti, Personale inserito in gruppo di ricerca.
Link utili
Regolamento di Ateneo e Circolare su modalità e strumenti del Fondo economale
Regolamento di Ateneo per le spese di organizzazione eventi e spese legate ai rapporti con enti esterni e Approfondimenti
Uffici dipartimentali di riferimento:
Ufficio Acquisti - acquisti.dmif@uniud.it
FAQ
Per poter essere rimborsato, devo farmi autorizzare preventivamente?
No, il Direttore di Dipartimento autorizza il rimborso ex post. In assenza, il rimborso non viene erogato. È vivamente consigliato contattare preventivamente l’Ufficio Acquisti.
C’è un limite massimo di valore per poter essere rimborsati?
Il limite massimo ammesso a rimborso (per singolo acquisto) è di 1.000 euro. Non può essere frazionato (emissione di documenti separati consecutivi rilasciati dallo stesso fornitore).
Posso pagare compensi con il fondo economale?
No.
Posso acquistare beni inventariabili con il fondo economale?
No.
Cosa posso acquistare con il fondo economale?
Beni e servizi non disponibili in Dipartimento e non già previsti dalle convenzioni quadro di Ateneo (fornitori attestati) o, in ogni caso, economicamente più convenienti.
Quali documenti di spesa sono validi per il rimborso?
Scontrini, ricevute di pagamento intestate alla persona, estratti conto dai quali si evinca il dettaglio dell'acquisto.
Non posso essere rimborsate fatture intestate al Dipartimento.
Con che tempistiche devo richiedere il rimborso?
Il rimborso va richiesto tempestivamente e, in ogni caso, tassativamente entro l’anno di effettuazione della spesa (termine finale 30 novembre).
Ci sono dei limiti di valore per le spese per pranzi o colazioni di lavoro?
No, se sono legati a organizzazione eventi.
Sì, se sono inerenti a incontri di lavoro nell'ambito di collaborazione con enti esterni (massimo 35 euro a persona).
Posso acquistare con fondo economale dai fornitori attestati?
No.
Sono un dottorando. Posso chiedere il rimborso di una spesa sul mio budget 10%?
Sì, devono essere spese giustificate e coerenti con l’attività dottorale, approvate preventivamente dal supervisore ed effettuate entro e non oltre il termine del terzo anno.
Servizi informatici
Stampanti
Descrizione del servizio
L'uso delle stampanti dipartimentali è riservato agli afferenti, aggregati e ospiti del DMIF, titolari di un codice personale fotocopiatrice, assegnato al momento dell’afferenza o dell’aggregazione al dipartimento, che permette la stampa, la scannerizzazione e la fotocopia di documenti.
Le stampanti sono accessibili sia dalla rete cablata sia da quella wi-fi.
In caso di difficoltà rivolgersi ai tecnici informatici del DMIF.
Le stampanti di rete attualmente disponibili sono tre multifunzione in bianco/nero e due multifunzione a colori.
La stampa a colori è più costosa, quindi si raccomanda di farne uso solo quando ha effettivamente importanza.
Nota: Sono presenti anche altre due stampanti a colori, una si trova allo SMACT3 - Modulo 15 c/o Lab Village e l'uso è riservato ai frequentanti dei laboratori là presenti; l'altra al primo piano dei Rizzi, è dell'INFN, perciò l'uso è riservato a coloro i quali hanno un legame con l'INFN, più (per gentile concessione) agli altri nostri utenti con una stanza nel corridoio centrale del primo piano.
Prestito materiale informatico
Descrizione del servizio
Per esigenze personali urgenti, necessità di materiale per didattica oppure dispositivi fruibili per convegni od eventi. La richiesta può essere fatta tramite la sezione Moduli online per richieste e qui sotto viene riportato l'elenco del materiale prenotabile.
VPN dipartimentale
Descrizione del servizio
Attualmente gli utenti con un account dipartimentale del DMIF possono accedere da remoto alla rete dipartimentale, attraverso un servizio di VPN.
NAS dipartimentale
Descrizione del servizio
Tutti gli utenti con un account dipartimentale del DMIF (per richiederlo sezione Moduli on line Richieste) possono accedere con le proprie credenziali allo spazio Cloud privato hac-nas-dmif per archiviare e sincronizzare dati dei propri PC o condividerli con altri utenti. Questo servizio Dipartimentale è in aggiunta al OneDrive di Ateneo (incluso nei servizi offerti con la casella di posta elettronica di Ateneo) ed una alternativa ad altri servizi pubblici come DropBox o GoogleDrive (personali).
A due mesi dal non rinnovo dell'account dipartimentale, esso verrà cancellato, come anche la cartella personale presente sul NAS. Sarà responsabilità dell'utente provvedere, finché il suo account è ancora attivo, a salvare tutto il materiale che intende conservare.
Server "users", cartella personale e pagina web personale
Descrizione del servizio
Ogni utente in possesso di account dipartimentale del DMIF che vuole fare uso di uno spazio personale sul server users.dimi.uniud.it o avere una pagina web dipartimentale personale può fare richiesta alla sezione Moduli online per Richieste.
GitLab dipartimentale
Descrizione del servizio
Con l'account dipartimentale del DMIF si accede anche al server GitLab, destinato a chi sviluppa codice sorgente. Alla scadenza dell'account l'utente non potrà più fare il login sul server, ma tutto il suo materiale rimane disponibile ed accessibile agli altri utenti che ne hanno diritto, finché non viene cancellato esplicitamente dall'amministratore.